On the subject of productivity, the unscheduled conversation about the Flow that ended up presenting during this last weekend BarCamp in Coimbra got me reminding some concepts I’ve learned about facilitation as BEST member during my university years.
We had a lot of meetings at BEST, and being young as we were, trouble meetings were just around every corner, so we sort of complied to a set of rules and roles during each meeting to avoid pitfalls and endless meetings, which seem to be a problem in way too much companies in Portugal.
You can read all about Facilitation and in particular about the role of The Facilitator in Wikipedia, but for this post I’ll stick with the key ideas behind this oh so important and neglected principle!
Prior to the meeting the facilitator should be responsible for:
- Prepare the discussion: meaning gathering all the information that might come in handy;
- Determine Goals and Purposes for the meeting;
- Draft an Agenda for the meeting: points covered and questions that need to be answered;
- Send out (informed) Invitations: when booking everyone for the meeting remember to always send in this agenda;
- Keep Presences to a minimum: the more the merrier!
As soon as the meeting happens, the work of the facilitator continues:
- Track! Keep time, and monitor the agenda
- Manage the Group Process
- Guarantee a Running Dialog: by encourage participation from all attendees
- Help sort out conflicts and doubts: fostering solutions that incorporate diverse points of view
- Record the meeting: wether on notes or even if possible the audio for the meeting. Keep an eye on this document for unresolved issues.
Last, but not least the Facilitator should produce a document that reflects all the things that came out of that meeting, in the sense of report, covering problems, solutions, things that need attention, and a list of the assigned task for the next meeting.
Interestingly or not, the person who takes on the responsibility of the facilitation doesn’t need to be part of your team or project, you can simply swap in with someone who’s willing to drive your meeting considering your goals for it, allowing you to take the role of participation without being way to distracted with this administrative trivia.
Photo credits: Sleepy Terry and Johnny Vulkan
September 7th, 2007
It’s an ambicious project, but it seems that E.O. Wilson wish during last TED:
(…) Imagine an electronic webpage for each species of organism on Earth available everywhere (…)
might just as well be on our way:
Encyclopedia of Life, a web-based compendium of data from scientists and amateurs on every aspect of the biosphere, or as they put it on their fresh website:
Comprehensive, collaborative, ever-growing, and personalized, the Encyclopedia of Life is an ecosystem of websites that makes all key information about life on Earth accessible to anyone, anywhere in the world. Our goal is to create a constantly evolving encyclopedia that lives on the Internet, with contributions from scientists and amateurs alike. To transform the science of biology, and inspire a new generation of scientists, by aggregating all known data about every living species. And ultimately, to increase our collective understanding of life on Earth, and safeguard the richest possible spectrum of biodiversity.
just check their demopages for now, but they look already really amazing to me:
É um projecto ambicioso, mas parece que o desejo que E.O. Wilson expressou durante a última TED:
(…) Imaginem uma página web para cada espécie de organismo que exista na Terra em qualquer lugar (…)
pode estar a um passo de se tornar realidade:
Enciclopédia da Vida, um compêndia web-based de informações cientificas e amadoras sobre todos os aspectos da biosfera, ou como os próprios autores a descrevem no website recém lançado:
Comprehensive, collaborative, ever-growing, and personalized, the Encyclopedia of Life is an ecosystem of websites that makes all key information about life on Earth accessible to anyone, anywhere in the world. Our goal is to create a constantly evolving encyclopedia that lives on the Internet, with contributions from scientists and amateurs alike. To transform the science of biology, and inspire a new generation of scientists, by aggregating all known data about every living species. And ultimately, to increase our collective understanding of life on Earth, and safeguard the richest possible spectrum of biodiversity.
por agora podemos apenas ver algumas páginas de exemplo, mas para mim, parecem-me já suficientemente fantásticas para ficarmos todos de olho neste projecto:
May 10th, 2007
During the London Barcamp, I’ve found myself attending a rather unusual presentation by Janette Girod entitled “Finding Flow“.
Everyone, more or less often experiments it: developers like myself have it when we’re actively coding, it’s probably like being on dopes: we think faster, better and somehow have the sensation of bending time, peripheral vision narrows and all we seem to care about it’s what’s in front of us, more precisely the action we’re actively engaged in. People experience this sort of feelings when in distress, situations were our “subconscious mind” assumes the leading role, all our attention span is dedicated to urgent needs, like survival. Studies so far show that this state of hyper concentration and rapid judgment is activated by the production of certain types of chemicals inside our blood stream, but for the purpose of this post, what Janette was actively trying to teach us and what really matters is to find ways to active this state of mind and make sure we’ll take the most of it!
So lets start by defining what’s the Flow?
One common thing seems to be the fact that pretty much everyone experiences this state when they start paying more attention or concentrate about something. One side effect of that focused state is that we tend to, not only take more pleasure of that particular action or moment, but we also experience, longer memories from it, and more easily develop ideas upon whatever we’re dedicating that much attention. Exactly what we know that happens when we watch a movie, read a book, meet friends, or travel, etc.
During Janette’s presentation I got to know the “Csikszentmihaly’s 9 components of an experience of flow”:
- Clear goals.
- A high degree of concentration on a limited field of attention.
- A loss of self-consciousness, the merging of action and awareness.
- Distorted sense of time.
- Direct and immediate feedback; behavior can be adjusted as needed.
- Balance between ability level and challenge.
- A sense of personal control over the situation or activity.
- Intrinsically rewarding action, so there is an effortlessness of action.
- Focus of awareness is narrowed down to the activity itself
Durante o London Barcamp, dei por mim a assistir a uma apresentação um pouco fora do comum “Finding Flow” apresentada pela Janette Girod. Penso que em Português não há ainda uma palavra correspondente ao “Flow”, traduzindo directamente seria algo como “Fluxo” e neste caso a apresentação seria algo do género: “Encontrar o Fluxo”.
Todos nós, com mais ou menos frequência experimentamos o “Fluxo“: programadores como eu atingem-no quando estamos a escrever código, pensamos mais depressa e melhor, e temos uma sensação de dobrar o tempo, a nossa visão periférica fica mais estreita e tudo o que nos parece preocupar é a tarefa que temos em mãos. A maioria das pessoas experimenta este estado em situações de stress, de pânico, situações em que o nosso subconsciente assume o papel principal, toda a nossa atenção é dedicada nessas situações a necessidades mais urgentes, como a sobrevivência. Alguns estudos parecem indicar que este estado de consciência aumentada e capacidade de decisão rápida são o fruto da produção e libertação por parte do nosso organismo de algumas substâncias especificas.
O propósito deste post é idêntico ao motivo da apresentação da Janette, e tão somente tentar perceber o que podemos fazer para activar este estado de forma consciente e tirar o máximo partido dele!
Mas então o que é o “Fluxo?“
Um padrão mais ou menos comum prende-se com o facto de a maioria das pessoas experimentar mais vezes este “Fluxo” quando realmente se debruçam e concentram sobre um problema. Um efeito directo desta atenção focada é o facto de tirarmos normalmente mais prazer de uma dada actividade, de a recordarmos por mais tempo e de com alguma facilidade a incorporarmos e utilizarmos para a geração de novas ideias. É normalmente isso que parece acontecer quando assistimos a um filme, lemos um bom livro, saímos com amigos ou quando viajamos.
Durante a apresentação da Janette fiquei a conhecer as 9 componentes de “Csikszentmihaly’s para experimentar o “Fluxo”:
- Objectivos Claros.
- Um alto nível de concentração sobre um limitado campo de atenção.
- Perda de consciência própria, fusão entre percepção e acção.
- Percepção alterada do tempo.
- Feedback directo e imediato que permitem ajustar o comportamento sempre que necessário
- Equilibro entre capacidades e objectivos.
- Um sensação de controlo sobre uma actividade ou situação.
- Uma actividade necessariamente compensadora, e como tal sem grandes custos físicos ou psicológicos.
- Redução do campo de atenção à actividade a ser realizada.
It’s possible to achieve the Flow on pretty much every activity! So it’s only wise to consider that once we managed to self induce ourselves into it, and incorporating it on every action of our day we should start seeing improvements on the results of our actions and consequently our own quality of life. One ground rule is that we have to take pleasure from doing something, otherwise it’s going to be hard if not impossible to actually achieve the Flow for it!
I’ve had though it many times, as a personal thing, but according to Janette it seems that we actually achieve more times the Flow while doing work, than we do on our spare time! It seems that during work, at least, four of the above components are valid:
- Work is much more like a game than most other things we do during the day
- It has clear goals and rules of performance
- It tends to encourage concentration and prevent distractions
- Its difficulty level matches the worker’s skill
So let’s review each of the Csikszentmihaly components:
1. Clear Goals.
Decide what to do next, on what to work next, especially why you want to do it. Vague intentions don’t trigger the Flow state.
If the work in hands is in fact a large multi-session project like a web app, clearly state the purpose for this single creative session
2. A high degree of concentration on a limited field of attention.
Concentration is a learned skill, which means can be increased by training like any physical exercise! The gains in concentration are incremental and not abrupt! To make sure you’re not distracted, eliminate everything that might disturb your field of attention, like IM’s, Email, irrelevant sites and all applications that might get your attention while you’re concentrating on something, otherwise you’re just sabotaging yourself! 
3. Loss of self-consciousness, merging actions and awareness.
Fully immerse yourself on the task upon you, choose projects based on your passion for them and not by the recognition you might get for doing them!
4. Distorted sense of time.
Losing awareness of time is a hard state to get into, but somethings like setting yourself to work for fixed periods of time, during which you block all distractions and interruptions (as much as possible!) seems to increase the chances of achieving the Flow and get the distorted sense of time with it.
According to Peoplewareit takes at least 15 (uninterrupted) minutes to enter a state of flow. Follow the The Power of 48 minutes rule: work in 48 minute cycles, with 12 minute breaks in between them.
Use (and abuse from) alarms clocks: set them at specific times, before you engage yourself in some task, this way you won’t keep checking the clock!
This particular component is probably why in my opinion Open-Spaces don’t bring better productivity, the more people moving and working around, the more probable it is for us to get distracted and break the Flow!
5. Direct and immediate feedback; behavior can be adjusted as needed.
Constantly check your path, inquire yourself if you’re still working on the goals you’ve set for that particular working session. Keep an eye on the desired results, as a way to keep you on track!
6. Balance between ability level and challenge.
If we set our objectives too high, the result might be an increase in anxiety, but at the same time, if we lower the challenge to much we’ll bore ourselves to failure. If the work in hands is way to easy, find a way to make it more efficient, more elegant, more innovative or simply more automated. If on the opposite side, the task is incredibly hard or large, break it into chunks and progressively engaged each one of them.
7. A sense of personal control over the situation or activity.
This is a tricky factor, it’s one of the reasons why I’ve switched from Windows to MacOSX, the operating system from Apple, it enables me and doesn’t get in my way with stuff that’s not related to my work. Tools should be enablers and not something that get in our way. Different people, makes different uses from the same tools, so we should all search for the right tools for each job. The tool should be handled by your subconscious while the conscious mind is solely focused on the task in hands.
8. Intrinsically rewarding action, so there is an effortlessness of action.
- If you’re lucky enough to pick and choose your projects, choose them for the love, not the money.
- Even if you can’t choose what you do, you still have a degree of freedom in how you do it. Learn to develop and improve your style.
- Once you’ve become good at triggering the Flow state, Flow will become a reward within itself.
9. Focus of awareness is narrowed down to the activity itself.
As soon as our mind start wandering around, we should tame it and get her focused again, which as Janette suggested one of the hardest skills to attain.
The demand for easy access to the Flow obviously depends on practice! Lots of it! We need to have a conscious and inquiring mind about the way we work, about how we spend our attention. In the end, achieving this highly creative state isn’t a blessing, but a skill which requires training!
This are some of the notes I took from Janette’s presentation and I really wanna thank her for the presentation, but anyone really want to know a bit more, just go ahead and read her entire presentation.
Uma vez que é possível atingir o “Fluxo” em praticamente todas as actividades, parece ser sensato que se consider que a partir do momento em que formos capazes de o activar e incorporar em todas as nossas acções ao longo do dia, consigamos ver melhoramentos nos resultados das nossas acções e consequentemente na nossa qualidade de vida. Uma regra base parece ser que tiremos prazer de realizar uma dada tarefa, de outra forma irá certamente ser bastante mais complicado senão impossível de atingir esse “estado de graça”.
Sempre pensei que era um caso particular, algo que acontecia comigo, mas aparentemente e depois desta apresentação percebi que é de facto e em geral durante o trabalho que a maioria das pessoas parece experimentar o “Fluxo”, o que faz sentido se tivermos em conta as componentes anteriores e o facto de o trabalho cumprir à partida pelo menos 4 delas:
- O trabalho é muito mais parecido com um jogo do que outras actividades do nosso dia-a-dia./li>
- No trabalho temos regras claras e objectivos definidos.
- O trabalho normalmente exige concentração e libertação de distracções.
- O nível de dificuldade de um trabalho está normalmente ajustado às capacidades de cada trabalhador.
Por isso vejamos com mais detalhe cada uma das 9 componentes de Csikszentmihaly:
1. Objectivos Claros
Decidir o que fazer de seguida, no que se deseja trabalhar no próximo intervalo de atenção. Intenções vagas não parece desencadear o “Fluxo“. Se o trabalho/projecto em mãos é na verdade composto por muitas tarefas, como é normalmente o caso de um desenvolvimento web, é preferível estabelecer objectivos parciais para a próxima sessão de trabalho.
2. Um alto nível de concentração sobre um limitado campo de atenção
A concentração é hoje tratada como uma capacidade aprendida, ou seja que pode ser treinada como se de qualquer outro exercício físico se tratasse. À semelhança com outras capacidades físicas, os ganhos de concentração são também graduais. Por forma a garantir a concentração é no entanto necessário tentar diminuir ao máximo todas as possíveis fontes de distracção, como o Email, IM’s ou páginas web que em nada contribuam para a realização da actual tarefa, de outra forma, só nos estamos a sabotar a nós próprios!
É por causa deste ponto em particular que eu não considero os open-spaces bons locais de trabalho, são uma fonte inesgotável de distracções/interrupções e como tal reduzem pelo menos na minha experiência a produtividade de quem lá trabalha! :()
3. Perda de consciência própria, fusão entre percepção e acção
Deixarmo-nos envolver totalmente pela tarefa em mãos, escolher projectos com base no quanto gostávamos de os fazer e não pelo reconhecimento que podemos ou não receber através deles.
4. Percepção alterada do tempo
A perda de noção de tempo é um estado de díficil acesso, mas aparentemente ajuda definirmos pequenos periodos de tempo, durante o qual bloqueamos todas as distracções e interrupções (tanto quanto possível). De acordo com a Peopleware levamos pelo menos 15 (ininterruptos) minutos a atingir o estado de “Fluxo“, pelo que parece ajudar seguirmos a Regra dos 48 minutes: trabalhar em ciclos de 48 minutos com intervalos de 12 minutos entre eles.
Usar e abusar de alarmes, também parece ajudar neste ponto. Programá-los para horas especificas ajuda a concentramo-nos e livra-nos de estarmos sempre a consultar o relógio para saber que horas são, menos uma preocupação, mais cabeça para pensar! 
5. Feedback directo e imediato que permitem ajustar o comportamento sempre que necessário
Estar constantemente a rever o nosso objectivo é outra forma de nos mantermos no caminho certo no que toca a concretizar um dado objectivo, é frequente enquanto realizamos uma tarefa nos lembramos de outras tantas que temos que fazer no mesmo ou noutros projectos, pelo que se não controlarmos é bastante fácil acabarmos a fazer outra coisa que aquela que inicialmente começamos e programamos fazer.
6. Equilibro entre capacidades e objectivos
Se os objectivos definidos inicialmente são demasiado altos ou difíceis, ao contrário de um desafio acabamos por desencadear um estado de elevada ansiedade que não parece ajudar a atingir o “Fluxo“, mas por outro lado se os objectivos são demasiado simples, corremos o risco de não sermos capazes de nos motivar para eles. Uma boa abordagem para este último cenário é tornarmos a tarefa um pouco mais exigente do que nos é normalmente pedido, tornar a solução mais eficiente, mais elegante ou simples mais inovador ou automatizada pode ser uma forma de contornar uma tarefa pouco interessante. No caso dos objectivos muito altos, nada como “dividir para reinar” ou seja quebrar o objectivo num conjunto de sub-objectivos mais acessíveis e logo mais fáceis de concluir isoladamente.
7. Sensação de controlo sobre uma actividade ou situação
Este é um dos pontos complicados e talvez um dos motivos pelo qual acabei por mudar o meu ambiente de trabalho de windows, para linux e por último para MacOSX, o sistema operativo da Apple. O sistema operativo dever ser um facilitador e não uma barreira à realização das nossas tarefas. No entanto é preciso lembrar que diferentes pessoas fazem usos diferentes das mesmas ferramentas, pelo que é necessário escolher sempre a melhor ferramenta para o trabalho que temos em mãos. A melhor ferramenta é aquela que se ajusta ao nível do nosso inconsciente e não necessita de que nos preocupemos activamente ou seja conscientemente com a sua operação, somente dessa forma nos poderemos concentrar totalmente sobre a realização da nossa tarefa.
8. Uma actividade necessariamente compensadora, e como tal sem grandes custos físicos ou psicológicos
- Se se tem a sorte de poder escolher os seus próprios projectos, então devemos escolher os que nos dão garra e não só aqueles que nos dão dinheiro!
- Mesmo que não possamos escolher o que fazemos, podemos ainda assim com algum grau de liberdade escolher como fazê-los. É preciso aprender e desenvolver o nosso próprio método de trabalho.
- Quando formos capazes de activar conscientemente o “Fluxo“, este será por si só altamente compensador.
9. Redução do campo de atenção à actividade a ser realizada
Assim que a nossa mente começa a divagar, devemos ser capazes de a “domar” e conseguir concentrarmo-nos novamente naquilo a que nos propusemos fazer, que como a Janette sugeriu é provavelmente a componente mais complexa e difícil de atingir.
A procura de formas rápidas e acessíveis de atingir o “Fluxo” dependem claramente de pratica! Muita prática! É necessário a cada momento possuir uma mente inquisidora e atenta à forma como trabalhamos e como gastamos a nossa atenção. No final, atingir este estado altamente criativo não é uma benção, mas sim algo que resulta de muito treino e atenção.
Estas são algumas das notas que eu tomei da apresentação da Jannet’s e por isso estou-lhe de facto agradecido, pelo que recomendo se alguém tiver interesse que leiam a sua apresentação na totalidade.
March 4th, 2007
